有效的化工询价函应同时明确物料和供货条件。先提供产品名称和 CAS 号，再说明所需等级、数量、目的地和文件。目标是让每项要求都便于评估，无需刻意增加篇幅。
询价前先明确产品识别信息
注明化学名称、CAS 号和所需形态，例如无水物或水合物。询盘涉及溶液时，请注明所需浓度。对于混合物或品牌配方，应使用供应商产品代码和规格，不要假设一个 CAS 号能够描述整个产品。
询价函与所有附件中的名称和标识应一致。如果不确定两个名称是否指同一物质，请同时列出，并请审核人员确认目标物质。
明确验收标准
说明预期用途和所需等级。有商定规格时，请附上或引用。明确写出关键限值：仅注明最低含量，可能无法覆盖水分、颜色、粒径、杂质或检测方法的要求。
区分必须满足的验收限值和偏好条件。如果数值依赖特定检测方法或样品制备方式，请注明方法，以减少后续与供应商规格或 COA 比较时的歧义。
明确数量与包装
分别列明试用数量、首次订单数量和预期持续需求，并注明单位。说明包装规格、包装材质、托盘形式或标签要求是否为必需条件，以及产品是否需要适配现有的收货或操作流程。
如预计分多次交付，请区分总需求预测和首批所需数量，避免将年度估算误解为单次订单。
注明目的地与交付条件
提供国家以及港口或城市。如建议采用国际贸易术语，请注明指定地点和规则版本。Incoterms 划分特定交付责任；协议仍须明确价格、规格、付款、所有权和其他商务条款。官方规则请参阅 ICC：Incoterms® 2020 。
明确列出文件要求
列明评估和发货所需文件，区分示例 COA 与供货批次的 COA。如文件需要特定语言、签发方或目的地专用声明，请在报价前提出。
请使用 文件指南 区分 SDS、COA 和 TDS 所解决的问题。明确列出审核实际需要的证明，比笼统索取“所有证书”更有效。
询价清单
- 产品名称、CAS 号、浓度和所需物理形态
- 等级、用途、关键限值和检测方法
- 试用数量、订单数量、单位和持续需求
- 包装、标签和所需交付时间
- 目的地及包含指定地点的建议交付条件
- 所需 SDS、COA、TDS 和其他目的地文件
- 公司名称及可解答技术问题的联系人
接受报价前，请将书面报价与此清单对照，并解决所有差异。 准备您的采购询盘。